Rattacher un utilisateur à votre structure Chorus Pro

Vous voulez qu'un collaborateur, un comptable ou un prestataire saisisse vos mémoires de frais ou vos factures à votre place. La bonne façon de le faire n'est pas de lui donner votre mot de passe : Chorus Pro prévoit un rattachement, où chacun garde son propre compte et où vous décidez de ce qu'il peut faire.

Ce guide décrit les deux opérations qui comptent : rattacher la personne, et lui retirer l'accès quand vous le souhaitez.

Avant de commencer

• Vous devez être gestionnaire de votre structure. Ce profil, appelé « Organisation modification », est attribué automatiquement à la personne qui a créé la structure — le gestionnaire principal. Si vous avez créé votre compte vous-même, c'est vous.
• La personne à rattacher doit déjà avoir son propre compte Chorus Pro. Vous n'en créez pas un pour elle : vous rattachez le sien. Demandez-lui l'adresse électronique associée.
• Vos coordonnées bancaires doivent être enregistrées sur la structure. C'est une obligation pour tout dépôt de mémoire de frais, indépendamment du rattachement.

1. Ouvrir la gestion des utilisateurs

   Connectez-vous au portail, puis depuis la page d'accueil sélectionnez le domaine Organisation. Choisissez ensuite l'application Utilisateurs.

   Ne confondez pas avec l'application Structures, voisine dans le même domaine : celle-ci sert à modifier la structure elle-même, ses services et ses coordonnées bancaires.

2. Rattacher la personne

   Cliquez sur Rattacher un utilisateur. L'écran « Informations générales » vous demande trois choses :

   • L'adresse électronique du compte à rattacher ;
   • La structure concernée, si vous en gérez plusieurs ;
   • Le niveau de rattachement, appelé maille.

   Maille structure ou maille service ?

   La maille structure donne accès à l'ensemble de la structure. La maille service limite l'accès à un service précis, à condition d'en avoir créé.

   Si vous exercez seul, vous n'avez probablement pas de services : prenez la maille structure. Les services servent à cloisonner plusieurs équipes au sein d'une même entité.

   Validez avec Soumettre.

3. Approuver la demande, le cas échéant

   Si c'est la personne qui a demandé son rattachement plutôt que vous, la demande n'est pas effective tant que vous ne l'avez pas validée.

   Elle apparaît sous Approbations, dans la barre de menus de la page d'accueil, avec le nombre de demandes en attente. Ouvrez-la en cliquant sur sa description, puis approuvez ou refusez en bas de page.

4. Retirer l'accès

   Le rattachement n'est jamais définitif. Domaine Organisation, application Utilisateurs, puis Détacher un utilisateur. Choisissez la structure, la personne, le niveau de détachement, ajoutez un commentaire, et validez.

   Elle n'a plus accès à votre structure. Faites-le dès qu'une collaboration prend fin.

Ce que la personne rattachée ne peut pas faire

Le profil « Organisation modification » n'est pas attribué par défaut lors d'un rattachement. Concrètement, la personne que vous rattachez ne peut pas :

• modifier votre structure ou en créer une nouvelle ;
• modifier vos coordonnées bancaires — le paiement de vos mémoires ne peut pas être redirigé ;
• rattacher d'autres utilisateurs ni modifier les habilitations de qui que ce soit.

Elle dispose en revanche de « Organisation consultation », qui lui permet de voir le paramétrage de la structure et les autres utilisateurs rattachés.

Pourquoi ce fonctionnement vaut mieux qu'un mot de passe partagé

Chaque action reste enregistrée sous le compte de la personne qui l'a réalisée. En cas de contestation, on sait qui a déposé quoi et quand. Un identifiant partagé rend cette distinction impossible, et engage votre responsabilité sur des actes que vous n'avez pas faits.

Vous gardez par ailleurs la main : vous choisissez l'étendue des droits, vous les modifiez, vous les retirez. Un mot de passe communiqué ne se reprend pas.

Sources officielles : documentation Chorus Pro de l'AIFE, articles KB0011482 — Gérer votre structure et ses utilisateurs et KB0011498 — À quelles applications donnent accès les habilitations. Les libellés d'écran peuvent évoluer avec les versions du portail.